本馆典藏部承担着征集收藏、科学管理和妥善保护藏品的重要任务。保管工作要求做到“制度健全、帐目清楚、鉴定确切、编目详明、保管妥善、查用方便”。为使贝类标本等藏品得到妥善的保护管理和充分合理的利用,在遵循《中华人民共和国文物保护法》、《中华人民共和国文物保护法实施条例》、《博物馆藏品管理办法》等法律法规体系基础上,结合我馆实际,制定了《青岛贝壳博物馆藏品征集保管工作制度》。
第一条  根据《中华人民共和国文物保护法》、《中华人民共和国政府采购法》和《山东省博物馆藏品管理办法》等有关规定,结合本馆藏品征集工作实际情况,为提高藏品征集工作质量和效率,加强管理,特制订本办法。
第二条  本办法所涉及的藏品征集工作是指根据本馆自身的性质、任务、藏品现状和发展需要,通过购买、接受捐赠、依法交换、移交以及法律、行政法规规定的其它方式征集藏品的业务活动。
第三条  藏品征集工作必须遵循科学合理的原则,设立专门的工作机构,有目的、有计划、有步骤地开展经常性的征集工作。
第四条 典藏部负责制定本馆藏品征集工作规划,审批藏品征集年度计划、征集专项资金计划以及征集经费支出及结算。
第五条 委托国家认可、具有权威鉴定评估资质的第三方鉴定评估咨询机构,组织相关领域专家对拟征集藏品进行鉴定评估,出具规范、具有法律效力的鉴定评估咨询报告。
第六条 根据本馆主题和定位,确定藏品征集范围。主要分三大部分:各类贝壳的自然标本、远古时期生活在海洋中的贝类形成的化石以及早期人类文明至近代的以贝壳为材质或质地的器具或艺术品。
第七条 藏品征集主要通过以下几种方式获取藏品:
(一)购买。藏品合法拥有者(或单位)自愿有偿转让且符合本馆征集需要的藏品,经鉴定评估确认后,以双方认可的价格进行购买。(二)捐赠。接受公民、法人和其他组织的捐赠,与捐赠者签订捐赠协议,并颁发收藏证书或奖金。(三)拍卖。有选择地参加一些资信好、品质高的拍卖会,竞拍溢价率按征集评估程序确定。

本办法最终解释权在青岛贝壳博物馆。